Primero, tenga en mente que una elección no es necesaria al no ser que haya dos o más candidatos elegibles para una vacante en la junta. Además, una elección general debe llevarse a cabo a la misma vez, y en el mismo lugar de la reunión anual, independientemente de si hay o no hay un quórum presente.
La Junta Directiva no debe crear o asignar ningún comité con el propósito de nominar a un candidato o candidatos para ser elegidos a la junta, pero puede crear o asignar un comité de búsqueda para alentar a personas calificadas a ser parte de la junta.
Antes de explicar los pasos a llevar a cabo para una elección anual del director, quiero informarles sobre algunos cambios en la ley que rige las reuniones anuales. Por ejemplo, si la reunión anual de miembros se lleva a cabo por videoconferencia, debe haber quórum de la junta en el lugar físico de la reunión anual.
Pasos a seguir:
1. No menos de 60 días antes de la elección programada, una notificación con la fecha de la elección debe ser enviada por correo, transmitida electrónicamente, o entregada, y debe contener el nombre y dirección postal correcta de la asociación. La falta de seguir este paso al hacer el primer aviso de la elección le requiere a la asociación conducir una nueva elección, si es que la elección ha sido conducida.
2. No menos de 14 días y no más de 34 días antes de la elección, un segundo aviso debe ser enviado por correo o entregado a los votantes elegibles a la dirección anotada en los archivos oficiales proporcionados a la Asociación. Este aviso debe contener una boleta y cualquier documento de información sometidos por los candidatos.
Bajo la nueva ley, los propietarios de unidades asistentes pueden votar electrónicamente de la misma manera prevista en el estatuto de votación electrónica. Si su Asociación no ha adoptado votación electrónica, en este momento se requiere aceptar los votos emitidos para la elección de directores por correo electrónico, si un propietario decide votar de esa manera. Debe asegurarse de designar una dirección de correo electrónico para el envío de las boletas electorales para que el propietario de la unidad pueda enviar su boleta completada a la dirección de correo electrónico designada por la asociación a más tardar en la fecha y hora programadas para la reunión. Todas las boletas electorales transmitidas electrónicamente deben incluir espacios para que el propietario de la unidad ponga su número de unidad, así como su nombre y apellido, que también funciona como la firma del propietario de la unidad a los efectos de firmar la boleta. Información adicional sobre la renuncia al derecho de mantener en secreto debe ser incluida en la boleta.
Si no vota electrónicamente, la boleta electoral recibida con el segundo aviso también debe contener un sobre dirigido a la Asociación, o a una entidad (como la compañía de manejos) autorizada para recibir las boletas, y un sobre más pequeño dentro del cual se puede insertar la boleta. Es extremadamente importante que el sobre exterior (dirigido a la Asociación o a quien estará recibiendo las boletas) indique el nombre del votante, la unidad o número de unidades que están votando y debe contener un espacio para la firma del votante.
3. Una vez que el votante llene la boleta, el votante debe poner la boleta llenada en el sobre más pequeño y sellarlo. El sobre pequeño se pondrá dentro del sobre de afuera más grande, y el sobre de afuera será sellado. Cada sobre interno debe contener solamente una boleta, pero si una persona tiene el derecho de emitir más de una boleta, los sobres internos requeridos pueden ser incluidos dentro de un solo sobre externo. El votante debe firmar el exterior del sobre externo en el espacio designado para su firma. El sobre puede ser enviado por correo o entregado a mano a la asociación. Una vez recibido por la asociación, una boleta no puede ser cambiada o retirada.
También es muy importante recordar que la boleta escrita debe indicar por orden alfabético, por apellido, el nombre de cada candidato aspirando a un puesto en la junta. El candidato debe haber notificado por escrito a la asociación no menos de 40 días antes de la elección programada, al no ser que dicha persona haya retirado su postulación por escrito antes que las boletas hayan sido enviadas por correo.
NOTA: La falta de indicar en la boleta los nombres de cada persona elegible, le requiere a la asociación enviar, transmitir o entregar a mano un segundo aviso con enmiendas.
